Mail Merge: installazione e utilizzo

Può servire a:
  • chi ha bisogno di inviare mail uguali a più destinatari, trattandole come mail singole in modo che ogni destinatario riceva una mail indirizzata solo a lui e personalizzata (col suo nome ecc…)
  • chi ha una lista Excel di destinatari a cui deve inviare la medesima mail con le modalità sopra descritte

La procedura descritta vale per Mozilla Thunderbird e avviene attraverso un componente aggiuntivo che si può installare senza diritti amministrativi.

Il primo passo è l’installazione del componente aggiuntivo.
  • Aprire la pagina https://addons.mozilla.org/it/thunderbird/addon/mail-merge/ e premere “scarica ora”. Aprire Mozilla Thunderbird e fare click su “strumenti” poi “componenti aggiuntivi”
  • Premere il pulsante a forma di ingranaggio e fare click sul comando “installa componente aggiuntivo da file” e selezionare il file precedentemente scaricato
  • Riavviare Thunderbird

Una volta installato il componente aggiuntivo abbiamo due modi di utilizzarlo.

Modo standard Invio di mail identiche a diversi destinatari

Comporre un messaggio di posta elettronica e inserire i destinatari uno sotto l’altro nel campo "a".

Una volta terminata la mail fare click sul menù file e poi mail merge.

Nella finestra successiva compilare i campi come di seguito indicato:
  • Fonte: selezionare rubrica
  • Modalità di consegna: invia ora per inviare la mail subito
  • Salva come bozza: per salvarla nelle bozze e poi inviarla dalle bozze in un secondo tempo
  • Premere ok a fondo pagina

Creazione di un file CSV

Il file CSV contiene la lista degli indirizzi che il plugin legge per inviare le diverse mail; è un file ideato per l’importazione e l’esportazione di dati, realizzabile con software come Excel.
Aprire Excel e creare una piccola tabella contenente per esempio nome, cognome e indirizzo mail.

N.B.
  • Scrivere le intestazioni in carattere maiuscolo
  • Dopo aver completato ogni casella con i dati salvare il file con formato CSV

Creazione di una mail personalizzata

È possibile ora creare in maniera automatica una mail personalizzata per ogni destinatario.
Aprire Thunderbird e premere CTRL + N per creare un nuovo messaggio. Sarà possibile utilizzare tre variabili: NOME, COGNOME e MAIL. Per ogni singola mail il plugin legge i dati corretti, creando una mail per ogni riga del file CSV; per richiamare il valore di una variabile si dovrà scrivere il nome della variabile racchiuso tra doppie parantesi graffe (combinazione tasti per le parentesi graffe: AltGr+Shift+[ o AltGr+Shift+]; ad esempio {{MAIL}})

Si possono utilizzare anche più variabili, modificando il file CSV secondo le proprie esigenze.

Una volta creata la mail, selezionare File –> MailMerge e impostare le opzioni nel seguente modo:

  • Fonte: CSV
  • Modalità di consegna: salva come bozza, se si desidera salvare come bozza e spedire in un secondo momento o invia subito per inviarla subito
  • File: con il pulsante sfoglia selezionare l’indirizziario contenente il file csv creato in precedenza
  • Set di caratteri: UTF-8
  • Delimitatore di campo: ;
  • Delimitatore di testo: “
  • Infine premere ok

Cliccando OK tutte le mail vengono create nella cartella bozze, pronte per essere inviate: basta quindi selezionarle e inviarle oppure cliccare con il tasto destro su “in uscita” e selezionare la voce apposita per inviare tutte le mail non ancora spedite.